CEO On the Road #4 – 3 consigli pratici sulla gestione del tempo per non lavorare 12 ore al giorno

Molto spesso leggo post di imprenditorifreelance o dipendenti tutti in Burnout.

Cosa è il burnout? Secondo l’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS), il burnout è una sindrome derivante da stress cronico associato al contesto lavorativo, che non riesce ad essere ben gestito. Per saperne di più leggi qui:

Sindrome da burnout – Wikipedia

Molto spesso accade perché siamo iper stressati e quindi lavoriamo troppo.

Ma vale davvero la pena lavorare 12 ore al giorno ed esserne fieri? Non converrebbe trovare il modo di essere più produttivi lavorando la metà del tempo?

Non parlerò di tecnica del Pomodoro, dell’insalata o di qualche altro stratagemma di produttività.

Ti dirò semplicemente cosa funziona per me, in questo periodo dopo averle provate davvero tutte.

Premessa: lavorare 12 ore al giorno è sbagliato.

Ultimamente sembra quasi diventata una moda dire di essere in burnout e dimostrare al mondo che sei un grande lavoratore perché lavori 14 ore al giorno.

Personalmente NON lavoro 12 o 14 ore al giorno. Ma nemmeno 10 e nemmeno 8.

Ho raggiunto un buon equilibrio e lavoro in media 4 giorni a settimana, per 4/5 ore al giorno.

Lavoro dove voglio dal 2016 in modo organizzato e costante dal mio studio in casa, o dal mio ufficio a Las Palmas, o da qualsiasi parte in cui ci sia una WIFI o copertura cellulare che posso usare come hotspot.

Ma che problema ha chi lavora tutte queste ore e dice di voler lavorare così tanto?

Nessuno lo vuole veramente.

Io personalmente l’ho fatto e tornassi indietro non lo rifarei.

Anzi.

Tornassi indietro studierei un metodo per riorganizzare il mio tempo ed essere produttivo.

“Eh ma Elon Musk lavora 14 ore al giorno”. “Steve Jobs Dormiva in ufficio”.

Su queste affermazioni, nemmeno rispondo più ormai per quanta stima provi nei confronti di questi imprenditori visionari.

Preferisco essere un’Andrea rilassato e felice piuttosto che un Andrea in burnout, triste e depresso per compiacere qualcun altro.

Qualche giorno fa inoltre un amico mi ha girato questa immagine che mi ha fatto riflettere.

Ayman Al-Abdullah 🧱 @aymanalabdulCEO of a startup vs. CEO of a mature business August 2nd 20221,162 Retweets7,395 Likes

La gestione del tempo di un CEO di una startup e di un CEO di un business maturo è sicuramente diverso.

L’immagine è un pò estrema in entrambe i lati: troppi impegni anche sovrapposti a sinistra, e troppa poca organizzazione a destra.

Per mesi mi sono ritrovato nel lato sinistro, ma poi ho iniziato a rivedere le mie mansioni, a riorganizzare l’azienda e soprattutto a riorganizzare meglio il mio tempo.

Ecco al momento come è organizzata la mia settimana tipo:

Nota: Questa programmazione funziona per me ora, ma ogni mese la rivedo anche in base ai viaggi e agli impegni del mese.

Non dico che ad ora il mio calendario è vuoto, ma sicuramente è più organizzato e lavoro meno ore e in modo più produttivo ed efficace.

Work Smarter not Harder

Lavora in modo più intelligente e non più duramente.

Quante volte avrai sentito questa frase?

Ma come sono arrivato a trovare questa organizzazione, questo equilibrio?

Ho utilizzato un metodo abbastanza semplice, un pò come fanno i dottori alla prima visita, fanno un check generale.

1) Decidi di cosa occuparti, la consapevolezza al primo posto.

Sembra stupido quanto semplicistico ma è quello che fa la differenza.

Nella vita di un CEO bisogna ricoprire sicuramente più mansioni e saper essere il pezzo mancante ad ogni evenienza, soprattutto all’inizio, nella fase di “Startup”.

Avendo costruito io la mia azienda ed avendo competenze che spaziano tra Design, Sviluppo, Gestione Server, Marketing, Finanza ecc ecc, so dove andare ad intervenire nel caso in cui serva un post social, un fix su un server, fare un pagamento o sbloccare un ticket.

Ma non si può vivere per urgenze o continuare a fare cose che non ci piace fare.

Sarebbe stupido!

Quindi invece di lavorare 12 ore al giorno, inizia facendo un’analisi delle cose che fai.

Uno degli esercizi che ti consiglio di fare è quello di iniziare ad identificare i reparti della tua azienda e successivamente scrivere sopra ognuno di essi, quali mansioni svolgi per ogni reparto.

Screenshot della mia Vision Board realizzata su Miro.

Esempio:

Reparto MARKETING

  • Revisione contenuti Social
  • Disegno contenuti Social
  • Supervisione contenuti PED

Una volta fatto, accanto ad ogni attività metti un pallino e colorarlo di 🔴 ROSSO se l’attività in questione NON ti piace farla, 🟢 VERDE se ti piace.

Reparto MARKETING

  • 🔴 Revisione contenuti Social
  • 🔴 Disegno Contenuti Social
  • 🟢  Supervisione Contenuti PED

Successivamente, scrivi accanto ad ogni attività quante ore settimanali impieghi.

  • 🔴 Revisione contenuti Social: 8H
  • 🔴 Disegno Contenuti Social 3H
  • 🟢  Supervisione Contenuti PED: 5H

Infine somma il tutto (In questo caso 16H / Settimana) e ti renderai conto di quante ore lavori su cose che ti piacciono e su cui sei bravo e su quelle che non ti piacciono e dove probabilmente non sei nemmeno bravo.

Una volta che avrai questa fotografia, sarà facile decidere le cose da Delegare il prima possibile e le cose da fare e da organizzare nel tuo calendario.

Nel mio caso, delegare ASAP Revisione Contenuti Social e Disegno Contenuti social affinché possa risparmiare 11h da poter dedicare ad altre cose con un impatto maggiore.

2) Delega le attività “rosse” il prima possibile

Ora che hai la lista delle cose che ti fanno perdere tempo, non perdere tempo: trova il modo di delegarle il prima possibile così potrai dedicare più tempo alle cose che più ti piace fare e dove sei il migliore.

Andrea Saccà @andreasacca“If you give yourself 30 days to clean your home, it will take you 30 days. But if you give yourself 3 hours, it will take 3 hours. The same applies to your goals, ambitions, and potential.” Elon MuskAugust 21st 2022

Questa citazione di Elon Musk mi piace molto perché parla di Problem Solving.

E tu hai un problema e lo devi risolvere il prima possibile.

Identifica nella tua azienda le persone adatte alle varie attività 🔴 rosse rivedi le loro mansioni e assegna ad ognuno di loro uno o più compiti che prima svolgevi tu.

E ricorda, che se ti darai l’obiettivo di farlo in 1 mese ci metterai un 1 mese, ma se avrai l’urgenza di farlo in 3 giorni, stai certo che riuscirai in 3 giorni.

Devi trovare il trigger che ti fa delegare quelle mansioni il più velocemente possibile.

Per me è stato proprio quello di voler fare più cose di quelle che mi appassionano e di perdere meno tempo possibile e fare le cose che avrebbero avuto più impatto.

Ad esempio, dedicare 8h a settimana a rivedere il design dei post social, dimostra solo la mia mania di controllo e di perfezione. Se investissi quelle 8h nel parlare con investitori e fare call di vendita, avrei un’impatto maggiore nell’organizzazione.

È anche una questione di costi e benefici.

Sulla delega ci sarebbe molto da dire e probabilmente in futuro approfondirò l’argomento.

3) Definisci degli slot di tempo per le varie attività

Ora che hai identificato come investi il tuo tempo in azienda e hai definito le attività da delegare, è ora di riorganizzare il proprio tempo in base alle attività che devi svolgere.

Tra le mansioni che svolgo in questo periodo ci sono call di vendita e call di team per aggiornarmi con i vari reparti oltre ad altre attività ripetitive mensili e trimestrali.

Divido il mio tempo in vari slot:

🟠 SLOT Call team di update (Fissi che poi rivedo con il team ogni mese per adattarli)

🟠 SLOT Di vendita (4 Slot a settimana programmabili tramite Calendly)

🟠 SLOT Di produttività

In merito agli Slot di tempo per Vendite o altre Call non programmate ho automatizzato l’organizzazione decidendo io in quali Slot essere libero (e non facendo decidere agli altri).

La mia assistente mi aiuta nel fissare i meeting, evitando che io possa perdere tempo nel fissarli e cercare di incastrare le disponibilità.

Tutto questo vedendo il mio Calendario sincronizzato con Calendly che tra le varie funzioni PRO ti permette anche di inviare reminder automatizzati ai partecipanti (perché molto spesso c’è chi si dimentica o chi arriva in ritardo senza avvisare).

Consigli e Take away sulla gestione del tempo

Altri spunti interessanti o regole che mi impongo sempre e che secondo me tutti dovrebbero seguire:

1) Sii flessibile. Essere troppo rigidi ti porterà ad aumentare lo stress.

2) Rispetta sempre gli impegni e sii sempre puntuale.

A nessuno piace aspettare e credo sia una delle mancanze di rispetto più gravi.

Se hai un meeting presentati e preparati con 5 minuti di anticipo e non con 5 di ritardo.

Se succede con me, dopo 4 minuti di ritardo esco dalla call che dovrà essere riprogrammata (se possibile). In caso di colloqui online se il candidato si presenta in ritardo è già scartato in automatico.

Se sei in ritardo per un imprevisto prova a contattare ed avvisare quanto meno.

3) Definisci gli slot per le attività e non permettere agli altri di organizzare il tuo tempo.

Questo è un sistema operativo che ti permette di organizzare al meglio il mio tempo, spero possa esserti utile a rivedere il tuo calendario e riorganizzare la gestione dei tuoi impegni per poter fare a lungo termine quello che ami di più fare.

Mi sono costruito la mia giornata, il mio calendario il mio modo di affrontare il tutto per poter aver poi la libertà di andarmene 1 mese in moto e continuare a farlo quando voglio e come voglio continuando nel mentre a lavorare ed essere produttivo.

Do more of what you like.

Viaggiando troverai spesso queste frasi che sembrano “fatte”: Do more of what you likeDo what you loveEnjoy your life.

Nel mio ultimo viaggio ho trovato spesso questi cartelli in posti in cui c’era un bel tramonto, un bel ristorante o a casa di famiglie di amici.

Mi piacciono molto le citazioni ma frasi fatte del tipo “Trova qualcosa che ti piace e non lavorerai nemmeno un giorno della tua vita” non funzionano in questo caso.

Bisogna essere più organizzati e dare delle priorità alla propria vita altrimenti qualcun altro lo farà per te.

Sei d’accordo?

E quindi perché sprecare tempo prezioso facendo ciò che non ci piace fare?

Se questo ti è stato utile e pensi possa essere utile a qualcuno che lavora troppo, digli che una vita diversa è possibile e condividigli questo post.

📍Scritto a Las Palmas de Gran Canaria (🇪🇸  Spagna)

🎵 Ascoltando la Playlist “Moto Travel” su Spotify

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