OKR cosa sono e come utilizzarli per la gestione della tua azienda

Gli OKR come struttura per la definizione degli obiettivi hanno riscosso un enorme successo in aziende come Google, Intel e Netflix e stanno guadagnando popolarità man mano che il contesto aziendale e dei talenti cambia.

Gli OKR ci hanno aiutato a crescere di 10 volte, molte volte. Ci hanno aiutato a rendere la nostra missione follemente audace di “organizzare le informazioni del mondo” forse anche realizzabile. Ci hanno tenuto in tempo e in pista quando contava di più : Larry Page, Google

Cos’è OKR?

OKR, che sta per Objectives(O) e Key Results(KR), è un metodo per identificare, monitorare e raggiungere gli obiettivi che contano di più.

Gli OKR hanno 2 parti —-

1. Il Framework che ti aiuta a suddividere la grande missione in obiettivi perseguibili con pietre miliari.
2. La mentalità ti dice di concentrarti su ciò che conta di più.

Il quadro OKR

Gli obiettivi sono “Cosa” vuoi realizzare.

I risultati chiave sono misure e pietre miliari che indicano “Come” realizzerai il tuo obiettivo.

Ogni obiettivo dovrebbe avere la propria serie di 3–5 risultati chiave.

Se raggiungi tutti i tuoi risultati chiave, dovresti raggiungere il tuo obiettivo. Allo stesso modo, raggiungere il tuo obiettivo dovrebbe significare che hai raggiunto tutti i tuoi risultati chiave.

Esempio OK della mia azienda BHOOST Hosting:

Obiettivo: diventare l’azienda di Hosting per E-commerce più veloce e sicura al mondo.

➜ KR 1: Lanciare il branding e sito web entro fine Gennaio 2022.

➜ KR 2: Lancia una campagna di Marketing in Italiano, Spagnolo, Inglese entro fine giugno 2022

➜ KR 3: Acquisire 500 Clienti entro fine 2022

Un ” buon obiettivo” dovrebbe essere:

• Significativo: connettiti alla missione e alle priorità principali dell’organizzazione/team.
• Audace: rappresenta un cambiamento significativo rispetto allo stato attuale.
• Ispirazione: motivare e sollecitare il team o l’individuo a lavorare in tal senso.

Un ” buon risultato chiave” dovrebbe essere specifico, limitato nel tempo e misurabile .

I risultati chiave possono essere:

Input (cose che controlli tu, ad es. raggiungere x clienti, progettare e creare funzionalità XYZ.)

Output (Gli effetti dei tuoi input. es. convincere x cliente ad accettare una demo, meno di 2 bug per funzione)

Risultato (il risultato finale desiderato, ad es. convertire 3 clienti, migliorare la valutazione media dei clienti di 0,3)

I risultati chiave del risultato possono essere più difficili da definire, ma possono aiutare a scoprire la sfida di fondo che stai risolvendo più direttamente di un input o un output. 

D’altra parte, i risultati della chiave di input sono sotto il tuo controllo e possono essere un indicatore anticipatore in molti casi. 

Non esiste una raccomandazione valida per tutti per il tipo di Risultato chiave da utilizzare e nella maggior parte dei casi finirai di utilizzarli tutti e tre.

Esempio:

Obiettivo: progettare una UX così intuitiva che non ci siano richieste del servizio clienti.

➜ KR1: il design soddisfa il 100% dei requisiti del cliente.

➜ KR2: meno di 1 richiesta di assistenza clienti relativa all’UX a settimana.

➜ KR3: scalabilità dell’infrastruttura per supportare 100.000 utenti entro la fine del trimestre.

Mentalità OKR

Gli OKR non sono “la somma di tutti i tuoi compiti”.

OKRs le cose più importanti che devi fare per raggiungere i prossimi 30-90 giorni.

Pensa all’analogia con “Rock, Pebbles e Sand in a Jar” che tradotto significa: “Sassi, Ciottoli e Sabbia in un Barattolo”. Se inizi a mettere la sabbia nel barattolo, non avrai spazio per rocce o ciottoli. Devi iniziare quindi mettendo i Sassi (Rocks).

Gli OKR sono le tue rocce: la cosa più importante che devi raggiungere. 

Le attività quotidiane e gli OKR possono convivere. 

I tuoi processi e KPI esistenti possono convivere con i tuoi OKR. 

Ma per raggiungere la tua missione devi concentrarti sugli OKR.

Un’azienda dovrebbe avere da 3 a 7 OKR per trimestre a seconda delle dimensioni, mentre i team e gli individui dovrebbero avere da 3 a 5 OKR per trimestre.

Perché gli OKR?

Come qualsiasi altro processo di definizione degli obiettivi, gli OKR chiariscono le aspettative, consentono la misurazione oggettiva e migliorano le prestazioni complessive.

Ciò che rende il framework OKR unico, e molto migliore di qualsiasi altro framework per la definizione degli obiettivi, è l’attenzione sull’esecuzione dell’ambiziosa missione organizzativa attraverso obiettivi misurabili più a breve termine, senza perdere l’aspetto ispiratore della missione.

Gli OKR danno un senso di significato e scopo agli individui e ai team e li aiutano a capire in che modo il loro lavoro si collega alla missione organizzativa, aumentando così il coinvolgimento e la motivazione.

Concentrandosi su ciò che conta di più, gli OKR aiutano a stabilire le priorità e ad aggiungere struttura alle attività quotidiane e al processo decisionale. Questo aiuta anche le persone a sentirsi più radicate nei momenti di incertezza.

Come Scrivere OKR

Passaggio 1: identificare gli obiettivi — Fare un brainstorming e pensare alle cose più importanti che devi raggiungere nei prossimi 30-90 giorni. Prendi nota.

Passaggio 2 : valuta i tuoi obiettivi:

• È un cambiamento significativo rispetto allo stato attuale?
• È conciso e usa un linguaggio semplice?
• È stimolante?
• È collegato alla squadra o alla mission dell’organizzazione?

Se la risposta a qualcuno di questi è NO, riscrivi i tuoi obiettivi e valuta di nuovo.

Passaggio 3 : identificare i risultati chiave — Per ciascuno dei tuoi obiettivi, identifica 3–5 cose più importanti che dovresti cambiare nei prossimi 30–90 giorni per rendere l’obiettivo realtà.

Passaggio 4 : valutare i risultati chiave:

• Sono specifici e inequivocabili?
• Sono a tempo?
• Sono misurabili?
• Se raggiungi tutti i tuoi risultati chiave, raggiungerai l’obiettivo corrispondente?

Se la risposta a una di queste risposte è NO, riscrivi i risultati chiave e valuta di nuovo.

Passaggio 5 : dopo aver eseguito i passaggi da 1 a 4, condividi i tuoi OKR con un collega o un manager per un feedback. Perfeziona ulteriormente se necessario.

Implementazione degli OKR — Best practices

1. Buy-in: il buy-in della leadership è fondamentale per il successo dell’implementazione degli OKR. Se la leadership dell’azienda non dedica abbastanza tempo a riflettere ea comunicare gli OKR a livello di organizzazione, è probabile che l’intera implementazione fallisca.
2. Dagli tempo: ci vogliono almeno un paio di trimestri prima che i dipendenti si sentano a proprio agio con il framework e la mentalità OKR. Prendi l’impegno di eseguirlo per almeno 2 trimestri senza cercare che avvenga alcuna magia. Durante questa fase, concentrati sulla presentazione di piccoli vantaggi: buone pratiche di OKR seguite da team, team con la massima conformità, team/individui per i quali gli OKR hanno semplificato la vita, ecc.
3. Allenatori e sostenitori: è bello avere un allenatore OKRs che parli con la squadra al momento del lancio. Se non te lo puoi permettere, identifica poche persone nella tua organizzazione che possono agire come sostenitori dell’OKR, che l’hanno praticato in precedenza o hanno familiarità con il concetto.
4. Trasparenza: gli OKR dovrebbero essere visibili a tutti. Oltre a creare una cultura della trasparenza, rendere pubblici gli OKR aumenta l’impegno a seguirli. Aiuta a ridurre lo sforzo necessario per allineare gli OKR all’interno dell’organizzazione.
5. Allineamento: non è necessario perdere tempo per garantire OKR a cascata perfetti dall’alto verso il basso. La natura trasparente degli OKR impedisce ai dipendenti di isolarsi dal resto dell’organizzazione. Segui un approccio basato sul mercato in cui le persone creano i propri OKR osservando l’azienda e gli OKR del team. I manager possono quindi semplicemente assicurarsi che gli OKR non siano grossolanamente fuori allineamento.
6. Riaggiustamento: gli OKR sono pensati per essere flessibili. Dovresti riadattare i tuoi OKR, anche durante la metà del trimestre, quando trovi che i tuoi OKR non sono le cose “più importanti” che devi ottenere nei prossimi 30-90 giorni. Non importa se è dovuto allo spostamento delle priorità aziendali o a qualsiasi altro fattore.
7. Ciclo OKR: in genere, i dirigenti senior dovrebbero iniziare un brainstorming sugli OKR 2-3 settimane prima dell’inizio del trimestre e comunicare gli OKR a livello aziendale il 1° giorno del trimestre. Le rispettive squadre dovrebbero quindi creare i propri OKR e condividerli con loro entro la fine della prima settimana. Gli individui dovrebbero quindi creare i loro OKR trimestrali entro la fine della seconda settimana del trimestre. Lo stato dei KR dovrebbe essere aggiornato man mano che si verificano progressi e discusso durante incontri mensili/settimanali 1:1 con il manager. Verso la fine del trimestre, gli individui e le squadre dovrebbero segnare i loro OKR, eseguire un’autovalutazione e riflettere su ciò che hanno realizzato.
8. Riflessione: alla fine del trimestre, prima di passare al successivo, dovresti riflettere e contestualizzare i tuoi OKR classificati: cosa ha contribuito al tuo successo, quali ostacoli hai incontrato, avresti potuto scrivere i tuoi OKR in modo diverso, se fossi stato abbastanza audace con i tuoi obiettivi, ecc. La lezione appresa da questi OKR dovrebbe essere utilizzata per scrivere OKR migliori per il prossimo trimestre.
9. Non collegarlo al compenso: quando colleghi direttamente gli OKR al compenso, i dipendenti iniziano a fare sandbagging: sottopromessa e consegna eccessiva. Invece di puntare allo straordinario, sono incentivati ​​a concentrarsi su obiettivi semplicemente raggiungibili e incrementali. Esistono molti metodi diversi per determinare i bonus e gli aumenti di stipendio. Quanto si è allungato e ottenuto nei propri OKR può integrare ulteriormente questi metodi, ma non dovrebbe mai essere utilizzato direttamente in una formula per determinare il bonus o lo stipendio.

Non lasciare che i migliori diventino nemici dei buoni.

Domande frequenti sugli OKR

• Ogni dipendente dovrebbe possedere OKR?

➜ Se un dipendente ha un grado di autonomia per decidere su cosa dovrebbe lavorare, dovrebbe possedere OKR. In caso contrario, non dovrebbero possedere OKR individuali ma dovrebbero contribuire agli OKR di squadra. Possono ancora possedere OKR di apprendimento o di autosviluppo.

• Come monitorare e valutare gli OKR?

➜ Gli obiettivi possono essere tracciati contrassegnandoli come — “In pista”, “Dietro” o “A rischio”. I risultati chiave possono essere contrassegnati come “Completi/Incompleti”, “Sì/No” o come percentuale di completamento. Alla fine del trimestre, dovresti riflettere sull’obiettivo generale e segnarlo.

• Possiamo avere OKR sia annuali che trimestrali?

➜ Sì, puoi. Se disponi di OKR sia annuali che trimestrali, alcuni dei tuoi KR dell’obiettivo annuale potrebbero diventare OKR trimestrali. Oppure potresti avere 1-2 OKR annuali incentrati su priorità a lungo termine e indipendenti dagli OKR trimestrali. John Doerr, autore del libro “Measure What Matters”, afferma: “La migliore cadenza OKR è quella che si adatta al contesto e alla cultura della tua attività”.

• Possiamo avere solo OKR annuali?

➜ In genere si consiglia di disporre di OKR trimestrali per mantenere l’attenzione sull’esecuzione, sul progresso continuo e sul feedback. Anche se disponi di OKR annuali, dovresti avere un punteggio obbligatorio dei tuoi OKR annuali ogni trimestre.

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